Emoțiile care vin la pachet cu posibilitatea unui control din partea instituțiilor abilitate, pot da bătăi de cap oricărui antreprenor. De aceea, ne-am gândit să îți pregătim o listă cu documentele contabile pe care reprezentanții ANAF le pot solicita în scopul bunei desfășurări a controlului pentru care s-au deplasat la sediul firmei tale. Nu uita că ai obligația de a facilita desfășurarea controlului prin punerea la dispoziție a tuturor documentelor și informațiilor solicitate de către aceștia.
Documentele de contabilitate obligatorii care pot fi solicitate în cazul unui control, potrivit prevederilor legale în vigoare sunt următoarele:
• Registrul unic de control
• Actele de înființare (act constitutiv, certificat de înmatriculare, certificatul de înregistrare în scopuri de TVA, cărțile de identitate ale asociaților, eventuale modificări făcute la Registrul Comerțului); autorizații de funcționare, diverse autorizații solicitate de legi specifice (conform activității firmei), hotărâri AGA de orice natură, care au stat la baza unor modificări în contabilitate
• Decizia internă privind desemnarea persoanei care va emite procedurile proprii privind regimul intern de numerotare secvențială a facturilor
• Documentele justificative pentru sponsorizări (politici interne privind activitatea de sponsorizare, contractele de sponsorizare și donație). Contractele pe baza cărora se acordă reduceri comerciale și discounturi (politicile aplicate, contracte etc.) Contracte/comenzi/oferte de orice natură, în care societatea este beneficiar sau executant, devize și/sau situații de lucrări aferente serviciilor efectuate către beneficiar/client, certificate de garanții/conformitate emise/primite
• Documentele care au legătură cu intrarea/amortizarea/utilizarea mijloacelor fixe:
– recepții, procese verbale de punere în funcțiune;
– proces verbal de casare/predare a mijloacelor fixe avariate, scoase din uz;
– decizii ale organelor abilitate pentru stabilirea normelor de consum, detalii tehnice ale utilajelor, etc., cărțile de identitate ale autovehiculelor;
– foile de parcurs completate și fișele de activitate zilnică a autovehiculelor;
– contractele de vânzare – cumpărare a bunurilor mobile și imobile, contracte de comodat, contracte de închiriere;
– decizia internă privind persoanele care vor utiliza mijloacele auto/utilajele.
• Decizia de inventariere, procedura de inventariere, declarația inventar, lista de inventar întocmite conform legii
• Documentele aferente delegațiilor interne/externe (delegații completate conform legii, decizia internă privind acordarea diurnei)
• Contractele de muncă ale salariaților (în cazul controalelor ANAF, se solicită contractele de muncă ale persoanelor care lucrează efectiv în locul de desfășurare a activității); Contractul colectiv de muncă (după caz)
• Pontaje privind orele lucrate, stat avans, cereri de concedii (odihnă, concedii fără plată/ învoiri/ concedii medicale), stat premii, listă de acordare a tichetelor de masă, orice compensații bănești sau materiale acordate angajaților
• Regulamentul de ordine interioară
• Declarația de adaos comercial pentru societățile ce practică vânzarea cu amănuntul
• Existența afișelor obligatorii
• Documente legate de casa de marcat:
– declarația de instalare a aparatelor de marcat electronice fiscale;
– cartea de intervenții;
– registru special;
• Documente aferente încasărilor și plăților:
– chitanțe pentru încasările menționate în registrul special, în situațiile în care aparatul de marcat electronic este defect, chitanțe pentru plățile efectuate de la unitatea respectivă sau dispoziții de plată/încasare către casierie pentru alte sume introduse sau extrase din unitate cu diferite justificări, după caz;
– registrul de casă;
– bonuri fiscale pentru sumele plătite de societate;
– dispoziții de plată/încasare către casierie;
– documente din care rezultă încasările prin POS;
– raportul intermediar X din care rezultă totalul vânzărilor până la momentul controlului;
• Documentele referitoare la proveniența mărfii:
– facturi/facturi externe (invoice);
– avize de însoțire a mărfurilor;
– documente vamale;
– borderouri de achiziție;
– file din carnetele de comercializare a produselor din sectorul agricol;
– note de recepție și constatare diferențe;
– alte documente de evidență a stocurilor, adoptate prin proceduri proprii cu privire la conducerea contabilității, respectiv prin intermediul politicilor contabile (de exemplu, raport de gestiune, balanță analitică a stocurilor, fișe de magazine etc.).
Registrul unic de control se eliberează, contra cost, de direcțiile generale ale finanțelor publice din raza teritorială unde își are sediul social contribuabilul.
Așadar, pentru a evita sancțiunile prevăzute de lege, toți contribuabilii trebuie să țină cont de aspectele urmărite în timpul controalelor operative și să-și îndeplinească obligațiile.
Dacă vrei să afli mai multe detalii despre subiecte de interes, dacă vrei să fii mereu la curent cu cele mai noi informații financiar-legislative, urmărește activitatea AB ATX pe blogul nostru sau în Social Media.
